Project Initiation Document

Project: X (99.9999)

Management samenvatting

x

De verwachte opleverdata, geplande uren, eventuele overige kosten en totale kosten (in Kfl) ten aanzien van de belangrijkste producten zijn:
<>	<>	<>	<>	<>
Product A	99 xxx 1999	xxx uur	999	999

De totale eenmalig kosten zijn:	Kfl 999
De totale jaarlijkse kosten zijn:	Kfl 999
Het totale netto resultaat na x jaar is:	Kfl 999

De benodigde hulpbronnen voor het project zijn:

Inhoudsopgave

1	Inleiding en achtergrond project	2

2	Projectdefinitie	2

2.1	Doelstellingen	2

2.2	Aanpak en fasering	2

2.3	Resultaten	2

2.4	Omvang	2

2.5	Randvoorwaarden & beperkingen	2

2.6	Relaties met andere projecten	2

3	Initiële Business Case	2

3.1	Redenen	2

3.2	Aannames	2

3.3	Kosten	2

3.4	Baten	2

3.5	Investeringsanalyse	2

4	Organisatiestructuur	2

5	Initiële Projectplanning	2

5.1	Randvoorwaarden	2

5.2	Externe afhankelijkheden	2

5.3	Productdecompositie, beschrijvingen en stroomdiagram	2

5.4	Planning aannames	2

5.5	Projectplanning	2

5.6	Benodigde Hulpbronnen	2

5.7	Kosten	2

6	Beheersingsmechanismen	2

6.1	Toleranties	2

6.2	Voortgangsrapportage	2

6.3	Tijd- en kostenrapportages	2

6.4	Kwaliteitsrapportages	2

6.5	Uitzonderingsprocedure (‘Management by Exception’)	2

7	Projectrisico’s	2

Bijlage 1:	Quality plan	ii

Bijlage 2:	Projectarchief	ii

Bijlage 4:	Grafische weergaven projectplanning	ii

Losse bijlage: Productbeschrijvingen

1	Inleiding en achtergrond project

<>

In de volgende hoofdstukken komt achtereenvolgens aan de orde:

de projectdefinitie (o.a. doelstellingen, aanpak en resultaten);

de initiële Business Case (kosten/baten analyse);

de organisatiestructuur;

de initiële projectplanning;

de beheersingsmechanismen (tolerantie, rapportage en uitzonderingsprocedure);

de projectrisico’s, inclusief tegenmaatregelen.

In de bijlagen zijn opgenomen:

het Quality plan (incl: wijzigings- en configuratiebeheer);

verwijzing naar diverse formulieren en hulpmiddelen ter ondersteuning van het project management proces;

de opzet van het projectarchief;

projectplanning met grafische weergaven.

In een aparte bijlage ‘Productbeschrijvingen’ bij deze PID zijn de product-beschrijvingen opgenomen.

De standaard projectbijlagen waarnaar in deze PID verwezen wordt zijn:

Het Project Quality Plan

2	Projectdefinitie

2.1	Doelstellingen

Doel van het project is

2.2	Aanpak en fasering

Het project wordt aangepakt volgens de Prince2 methodiek en bestaat uit de volgende fasen:

2.3	Resultaten

Het project levert de volgende hoofdproducten op, die elk nader gespecificeerd kunnen worden:

x;

2.4	Omvang

<>

2.5	Randvoorwaarden & beperkingen

2.6	Relaties met andere projecten

3	Initiële Business Case

Het project dient bij te dragen aan de bedrijfsdoelstellingen van xxxx. Hierna wordt deze toegevoegde waarde voor de bedrijfdoelstellingen aangetoond.

< Beschrijf hier hoe het project bijdraagt aan de bedrijfsstrategie, plannen en programma’s. Beschrijf tevens waarom gekozen is voor de doelstelling en resultaten van het project. >

3.1	Redenen

<>

3.2	Aannames

Ten behoeve van de Business Case zijn de volgende algemene aannames gedaan:

x;

3.3	Kosten

De éénmalige kosten van het project zijn nader gespecificeerd in de projectplanning (zie paragraaf 5.5) en bedragen: f xxxxxxx. Na afsluiting van het project moet rekening worden gehouden met jaarlijkse kosten van f xxxxxxx (onderhoud, lopende kosten, consumables).

3.4	Baten

De te verwachten baten van het project zijn:

x;

3.5	Investeringsanalyse

In de onderstaande tabel worden de éénmalige kosten, de jaarlijkse kosten en de baten uitgezet in de tijd.

Jaar 0	Jaar 1	Jaar 2	Jaar 3
Eenmalige ontwikkelkosten
Opportunity Costs
Onderhoud kosten
Lopende kosten
Consumables
Totale kosten
Baten
Netto resultaat
Discount factor 1/(1+i)n (i=6%)	1.00	0.94	0.89	0.84
Discounted netto resultaat	1.00*netto res.	0,94*netto res.	0.89*netto res.	0.84*netto res.
Netto Contante Waarde
Niets doen (i=6%)

De conclusie is dat

4	Organisatiestructuur

Voor de duur van het project wordt een tijdelijke organisatie opgezet:

Hierna worden de verantwoordelijkheden van de diverse betrokken groepen algemeen toegelicht.

Corporate of programme management
Na(a)m(en)	Rol
Opdrachtgever/Budgethouder

Corporate of programme management is verantwoordelijk voor de optimale inpassing van het project in het programma en aansluiting bij de bedrijfsdoelstellingen.

Project Board
Na(a)m(en)	Rol
Business Executive (zaakbehartiger)
Senior User (vertegenwoordiger gebruiker)
Senior Supplier (vertegenwoordiger leverancier)

De project board is eindverantwoordelijk voor het overall eindresultaat van het project en voor het ter beschikking stellen van mensen en middelen.De project board komt formeel alleen bij elkaar voor het bespreken van faseplanningen en uitzonderings-rapportages. De Project Board rapporteert aan corporate/programme management.

Project Assurance
Na(a)m(en)	Rol

Project Assurance is verantwoordelijk voor het monitoren van (kwaliteits)aspecten van het project en de opgeleverde producten, onafhankelijk van de Projectmanager. Project Assurance vergewist zich ervan dat het project conform de afspraken wordt beheerst en uitgevoerd. Bovendien houdt het de toegevoegde waarde van het project voor de bedrijfsdoelstellingen in de gaten, indien dit door de Project Board (Executive) is gedelegeerd. Project Assurance rapporteert aan de Project Board.

Project Manager & Project Support
Na(a)m(en)	Rol
Project Manager
Project Support (Projectburo)

De Projectmanager krijgt van de Project Board de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor de dagelijkse gang van zaken in het project. De Project Manager kan beslissingen nemen binnen de grenzen zoals aangegeven door de Project Board (tolerantie). De belangrijkste verantwoordelijkheid van de Project Manager is het zekerstellen dat het project de gewenste producten oplevert, binnen tijd, binnen budget en volgens de afgesproken kwaliteit. De Project Manager rapporteert aan de Project Board.

Project Support ondersteunt de Project Manager technisch en administratief.

Teams
Na(a)m(en)	Rol
Teamcoördinator
Projectmedewerker
Projectmedewerker
Diversen (nader te bepalen)	Kwaliteitscontroleur

De teams zijn verantwoordelijk voor het opleveren van producten volgens de specificaties zoals aangegeven door de Projectmanager. De Teamcoördinator kan beslissingen nemen binnen de grenzen zoals aangegeven door de Project Manager. De Teamcoördinatoren rapporteren regelmatig aan de Project Manager; de Projectmedewerkers rapporteren aan de Teamcoördinatoren.

5	Initiële Projectplanning

De projectplanning geeft aan welke acties wanneer door wie worden ondernomen en wat de bijbehorende kosten zijn. Deze planning kan gedurende de loop van het project aangepast worden op basis van ervaringen in het project en / of nieuwe gegevens.

5.1	Randvoorwaarden

Aan de volgende randvoorwaarden dient te zijn voldaan om onderstaande planning te kunnen halen:

benodigde hulpbronnen beschikbaar conform aanvraag;

tijdige besluitvorming;

x.

5.2	Externe afhankelijkheden

5.3	Productdecompositie, beschrijvingen en stroomdiagram

Voor het project is de volgende productdecompositie op projectniveau gedefinieerd. Een beschrijving van de op te leveren Business producten is opgenomen in de bijlage Productbeschrijvingen. Producten zonder identificatie worden in de gedetailleerde faseplanningen indien nodig nader gespecificeerd:

Business producten (op projectniveau):

B100	XXX
B101	XXX
B102	XXX
B1021	XXX

Management en Kwaliteits(deel)producten

M01	Project Mandate	K01	Project Issue Log
M02	Project Brief	K01n	Project Issue n
M03	Project Initiation Document	K02	Risk Log
M031n	Aangepaste Business Case	K02n	Risk Log entry n
M032n	Aangepaste Projectplanning	K03	Quality Log
M04n	Product Description Product n	K03n	Quality Review Form n
M05n	Stage Plan Fase n	K04	Product Checklist
M06n	End Stage Report Fase n	K05n	WorkPackage n
M07	End Project Report	K06mn	Timesheet medew m, week n
M08n	Checkpoint Report Periode n	K07	Post Project Review
M09n	Highlight Report Periode n	K08n	Job Description n
M10n	Exception Report volgnummer n	K09n	Off-Specification n
M11	Lessons Learned Report	K10n	Request for Change n
Communicatieplan	K11	Follow-on Action Recommend.

Het bijbehorende Product Stroomschema, waarin de afhankelijkheden tussen de belangrijkste Business producten zijn weergegeven, ziet er als volgt uit:

5.4	Planning aannames

<>

5.5	Projectplanning

In de bijlagen zijn grafische weergaven opgenomen van de planning op projectniveau, waarbij de verschillende fasen van het project met hun doorlooptijd en afhankelijkheden zijn weergegeven. In de gedetailleerde faseplanningen kunnen als gevolg van opgedane ervaringen en nieuwe gegevens nog aanpassingen plaatsvinden.

Samengevat:

<>

Fase	Geplande

Startdata	Geplande

Einddata	Geplande
Uren	Doorlooptijd

cumulatief
TOTAAL:	xxx uur	xxx dagen
5.6	Benodigde Hulpbronnen

Fase	Wat	Wie	Globale vereiste

beschikbaarheid	Tarief
5.7	Kosten

De eenmalige kosten voor de uitvoering van het project zijn gebaseerd op schattingen die zijn gemaakt aan de hand van productbeschrijvingen en de product decompositie:

Fase	Wat

Kosten

uren	Overige kosten	Totaal
Kfl	Kfl	Kfl

De jaarlijkse kosten (onderhoud, lopende kosten en consumables) zijn geschat op f xxxxxxx en zijn als volgt opgebouwd.

6	Beheersingsmechanismen

Hierna wordt aangegeven welke mechanismen worden toegepast om te waarborgen dat het project beheersbaar blijft.

6.1	Toleranties

Tijdens de uitvoering van het project controleert de Projectmanager regelmatig de voortgang. Indien de afwijking van de plannen naar verwachting groter is dan de afgesproken tolerantie, wordt daarover apart gerapporteerd aan de Project Board. De tolerantie op projectniveau is als volgt gedefinieerd:

doorlooptijd plus of min 10%;

kosten plus of min 10%.

Per fase kunnen afwijkende toleranties worden opgenomen in de faseplanningen, afhankelijk van de omvang en impact van risico’s.

6.2	Voortgangsrapportage

Er zijn drie soorten voortgangsrapportages van de Projectmanager aan de Project Board:

Highlight Report (reguliere voortgangsrapportage, kwalitatief en kwantitatief);

Exception Report (rapportage indien de tolerantiegrenzen van het project of de fase in tijd en/of geld dreigen te worden overschreden);

End Stage Report (terugblik op afgelopen fase (evaluatie) en vooruitblik op eerstkomende fase (faseplanning).

Daarnaast is er een voortgangsrapportage van de Teamcoördinator aan de Projectmanager:

Checkpoint Report (reguliere voortgangsrapportage, kwalitatief en kwantitatief).

6.3	Tijd- en kostenrapportages

Om de Projectmanager te voorzien van stuurinformatie en in staat te stellen voortgangsrapportages op te stellen is het noodzakelijk dat projectmedewerkers regelmatig de bestede tijd, de nog te besteden tijd en de verwachte opleverdatum van de diverse producten rapporteren, eventueel via de Teamcoördinator.

Daarnaast dienen degenen die verantwoordelijk zijn voor extern in te kopen (deel-) producten, voorziene afwijkingen van geplande kosten en definitieve kosten direct te melden aan de Projectmanager.

6.4	Kwaliteitsrapportages

De verantwoordelijken voor kwaliteitscontrole rapporteren regelmatig aan de Projectmanager over de voortgang en resultaten van kwaliteitscontroles, conform de daarvoor geldende procedures. Om de effectiviteit van de kwaliteitscontroles vast te stellen, worden hierover statistieken verzameld, die in elk End Stage Report vermeld worden. Daarnaast kan Project Assurance apart aan de Project Board rapporteren over uitgevoerde kwaliteitsaudits.

6.5	Uitzonderingsprocedure (‘Management by Exception’)

De uitzonderingsprocedure treedt in werking als van een fase of van het project verwacht wordt dat het niet binnen de afgesproken tolerantiegrenzen ten aanzien van tijd en geld blijft. Zodra de Projectmanager dit op basis van aangeleverde informatie verwacht, meldt de Project Manager dit in een Exception Report aan de Project Board. In onderling overleg wordt de aanleiding en oorzaak besproken. Daarna wordt besloten tot één van de volgende situaties:

de Project Board treft maatregelen ter voorkoming/opheffing van de aanleiding;

de Project Board besluit geen actie te ondernemen, omdat het denkt dat de over-schrijding van de tolerantie niet plaats zal vinden;

de toleranties voor de fase worden verruimd;

er worden concessies gedaan ten aanzien van tijd, geld, kwaliteit of omvang van het op te leveren resultaat (bereik).

De eerste drie situaties worden vermeld in het eerstvolgende Highlight Report. De laatste situatie kan op verzoek van de Project Board leiden tot het opstellen van een Exception Plan met alternatieven voor de aanpak van het vervolg van het project en aangepaste planningen.

7	Projectrisico’s

De volgende tabel geeft een overzicht van de tot nu toe onderkende bedreigingen ten aanzien van het project met voorgestelde tegenmaatregelen, de kans van optreden en de mate van negatief effect op het project (aangegeven op een schaal van 1tot 5) . De laatste kolom geeft het risico aan (kans*effect). Op deze wijze kan gefundeerd worden afgewogen welke bedreigingen de meeste aandacht of hulpbronnen verdienen.

Tijdens het project wordt deze lijst voortdurend bijgehouden in een Logboek risico’s, met een uitgebreidere beschrijving van de risico’s. Toevoeging van bedreigingen of andere wijzigingen worden vermeld in het eerstvolgende Highlight Report.

Bedreiging	Tegenmaatregel	Kans	Effect	Risico

Bijlage 1:	Quality plan

De kwaliteit van de op te leveren producten wordt in grote lijnen gewaarborgd door functiescheiding, het aansluiten op (bedrijfs)standaarden, meetbare kwaliteitscriteria en diverse procedures voor kwaliteitscontrole, configuratie- en wijzigingsbeheer. Deze procedures zijn opgenomen in het Manual Prince 2.

Verantwoordelijkheden

Uitgangspunt:	Kwaliteitcontroles vinden plaats door onafhankelijke derden (functiescheiding). Verantwoordelijkheid voor kwaliteit is op diverse niveau’s belegd, zoals hieronder beschreven.

Verantwoordelijkheden m.b.t. kwaliteit op projectniveau
Rol	Belangrijkste Verantwoordelijkheden
Project Assurance	Controleren of aan afspraken is voldaan en conform de standaarden wordt gewerkt (zowel t.a.v. de kwaliteit van het projectmanagement als van de in het project opgeleverde/nog op te leveren producten).
Projectmanager	Bewaken dat kwaliteitscontroles plaatsvinden conform de afspraken en indien nodig escaleren van gemelde omissies in kwaliteit
Toekomstige gebruikers	Vroegtijdig aangeven aan welke kwaliteitscriteria de (deel)producten dienen te voldoen

Goedkeuren van productbeschrijvingen, inclusief kwaliteitscriteria

Tussentijds uitvoeren van acceptatietests op (deel)producten
Projectmedewerkers	beschrijven van kwaliteitscriteria per (deel)product

bij ontwikkeling producten houden aan die criteria
Kwaliteitscontroleurs	meten/verifiëren of (deel)producten voldoen aan de beschreven kwaliteitscriteria (objectief)

melden van niet beschreven, maar wellicht wel relevante criteria aan Projectmanager

Aansluiting bij (bedrijfs)standaarden & Kwaliteit producten

Het project sluit aan bij de volgende (bedrijfs)standaarden:

Prince 2 projectmanagement methodiek;

x.

Voor alle op te leveren (deel)producten wordt een productbeschrijving gemaakt (zie bijlagen). Een belangrijk onderdeel van elke projectbeschrijving wordt gevormd door:

meetbare kwaliteitscriteria;

kwaliteitsmethode om die criteria te meten/verifiëren;

kwaliteitsverantwoordelijke(n) voor de uitvoering van de kwaliteitsmeting.

De belangrijkste kwaliteitscriteria waaraan de belangrijkste producten dienen te voldoen zijn:

x;

x.

Kwaliteitscontrole

Er zijn kwaliteitscontroleprocedures voor:

de kwaliteit van het projectmanagement (invulling door Project Assurance);

de kwaliteit van de (deel)producten.

Bij de controleprocedures voor de kwaliteit van de (deel-)producten wordt een onderscheid gemaakt tussen een algemene procedure voor alle typen producten en een methode voor kwaliteitscontrole die specifiek voor documenten toepasbaar is (Quality Review). Deze worden in het Project Quality Plan beschreven.

Configuratie- en wijzigingsbeheer

Configuratiebeheer is noodzakelijk om een goed overzicht te hebben over de status van de op te leveren (deel)producten. Activiteiten binnen configuratiebeheer zijn:

bepalen welke producten vastgelegd worden (in principe alle producten waarvoor een productbeschrijving bestaat);

status bijhouden van producten en administreren waar zich een product bevindt en welke versie het betreft;

regelmatig controleren van administratieve gegevens met de werkelijkheid;

overdracht eindproducten naar operationele configuratiebeheer database.

Geakkordeerde (deel)producten zijn onderworpen aan formeel wijzigingsbeheer. Dat wil zeggen dat er geen wijzigingen meer aan deze producten mogen plaatsvinden zonder expliciete besluitvorming. Activiteiten binnen wijzigingsbeheer zijn:

beoordelen van projectkwesties (Project Issues) die de status van aandachtspunten (Request for Change) of afwijking van de specificaties (Off-Specification) hebben gekregen;

bepalen van de impact van projectaandachtspunten op tijd, geld, kwaliteit, scope, Business Case en risico’s;

zo nodig initiëren van vervolgacties waarin aanpassingen gecontroleerd worden doorgevoerd.

De procedures voor configuratie- en wijzigingsbeheer zijn opgenomen in het Project Quality Plan.

Bijlage 2:	Projectarchief

Het projectarchief is opgedeeld in 3 niveau’s. In het electronische archief geeft dit tevens de indeling van de directory structuur weer:

Mgntprod
Algemeen
Corresp
Eval	(M07, M11, K11)
Faseplan	(M05n, M06n)
Initiatie	(M01, M02, M03)
Proddesc	(M04n)
Proj_upd	(M03-updates, vb M031n (BC) of M032n (planning))
Meetings	(Verslagen)
Voortgang
Checkpnt	(M08n)
Highlght	(M09n)
Excep	(M10n)
Kwalprod
Issue	(K01n)
Risico	(K02n)
Quality	(K03, K03n)
Prodchk	(K04)
Wrkpack	(K05n)
Timesht	(K06mn)
PIR	(K07)
Jobdescr	(K08n)
Off_spec	(K09n)
RFC	(K10n)
Busprod
B001
Bn
Tools
Template
Overig	(T01n)

Het projectarchief wordt beheerd door de Projectmanager, eventueel gedelegeerd aan Project Support. In een inhoudsopgave worden alle stukken in het archief vermeld met een korte beschrijving. Dit wordt bijgehouden door een ieder die stukken toevoegt. Er wordt regelmatig een backup van het archief gemaakt. De toegang tot het projectarchief is als volgt geregeld:

Autorisatiestructuur
Bestanden:	PB	PA	PM	PS	TL1	M1	TL2	M2	TL3	M3
r	r	r/c/u
r/u
r/c/u

PB	=	Project Board	TL1	=	Teamleader team 1	TL3	=	Teamleader Team 3

PA	=	Project Assurance	M1	=	Medewerker team 1	M3	=	Medewerker Team 3

PM	=	Project Manager	TL2	=	Teamleader team 2

PS	=	Project Support	M2	=	Medewerker team 2	c = create, u = update, r = read

Bijlage 3:	Grafische weergaven projectplanning

Op de volgende pagina’s zijn de grafische weergaven van de projectplanning opgenomen.

1 = kleine kans of gering effect, 5 = grote kans of groot effect

Prince 2 Management Product

Project Initiation Document

Bestandsnaam:	Document5	Auteur:	P2-Ontwikkelteam	1/2

Versie:	2.0	Config.ID:	M03

Datum opgeslagen:	0-0-00	Project:	X (9999.99)

©:	Pink Elephant 2000

Bestandsnaam:	Document5	Auteur:	Vul hier je naam in:	v/2

Versie:	2.0, © Pink Elephant	Config.ID:	M03

Project Initiation Document

Vul hier je naam in:

2000-02-17

PINK ELEPHANT