Project Quality Plan

Project: X (9999.99)

Inhoudsopgave

1	Inleiding	3

2	Doelstelling Quality plan	4

2.1	Toepasbaarheid	4

3	Kwaliteitsbeoordeling	5

3.1	Meetbare kwaliteitscriteria	5

3.2	Kwaliteitsmethode	5

3.3	Kwaliteitsbeoordeling	5

3.4	Wijzigings - en Configuration management	7

4	Verantwoordelijkheden	8

5	Procedure wijzigingsbeheer	9

5.1	Doelstelling	9

5.2	Toepassingsgebied	9

5.3	Definities	9

5.4	Inhoud van de procedure	10

5.4.1	Flow diagram	11

5.4.2	Toelichting	12

6	Procedure Configuration management	15

6.1	Doelstelling	15

6.2	Toepassingsgebied	15

6.3	Definities	15

6.4	Inhoud van de procedure	15

6.4.1	De configuratie log	16

6.4.2	Stroomschema	16

6.4.3	Toelichting	18

7	Formulieren & Hulpmiddelen (verwijzing)	20

8	Projectarchief	21

8.1	Autorisatiestructuur	22

Inleiding

De kwaliteit van de op te leveren producten wordt in grote lijnen gewaarborgd door functiescheiding, het aansluiten op (bedrijfs)standaarden, meetbare kwaliteitscriteria en diverse procedures voor kwaliteitscontrole, o.a. configuratie- en wijzigingsbeheer.

Voor alle op te leveren (deel)producten wordt een product description gemaakt. Een belangrijk onderdeel van elke projectbeschrijving wordt gevormd door:

meetbare kwaliteitscriteria;

kwaliteitsmethode om die criteria te meten / verifiëren;

kwaliteitsverantwoordelijke(n) voor de uitvoering van de kwaliteitsmeting.

Doelstelling Quality plan

Het doel van het Quality plan is het zeker stellen dat de kwaliteit die met de klant / opdrachtgever(s) is overeengekomen ook wordt geleverd.

Toepasbaarheid

Het Quality plan heeft betrekking op alle activiteiten binnen het project, producten van het project en sluit zoveel mogelijk aan op de bedrijfstandaarden of Kwaliteitssysteem binnen bedrijf x………..

Er zijn kwaliteitsbeoordeling procedures voor:

de kwaliteit van het projectmanagement (invulling door Project Assurance);

de kwaliteit van de (deel)producten.

Bij de controleprocedures voor de kwaliteit van de (deel-)producten wordt een onderscheid gemaakt tussen een algemene procedure voor alle typen producten en een methode voor kwaliteitscontrole die specifiek voor documenten toepasbaar is (Quality Review).

Kwaliteitsbeoordeling

Meetbare kwaliteitscriteria

De belangrijkste kwaliteitscriteria waaraan de belangrijkste producten dienen te voldoen zijn:

<o.a. af te leiden uit de productdescriptions>

x;

x.

(bedrijf(s)standaarden

Het project sluit aan bij de volgende (bedrijf(s)standaarden:

Prince 2 projectmanagement methodiek;

x.

Kwaliteitsmethode

Het toepassen van een kwaliteitsmethode kent de volgende

1.	Toepassen kwaliteitsmethode op producten

De teamcoördinatoren leveren producten op gedurende het project. Bij oplevering van de producten initiëren de teamcoördinatoren de kwaliteitsmethode.

Voor documentproducten wordt ‘kwaliteitsmonstering’ gehanteerd als kwaliteitsmethode.

2.	Controleren of follow-up acties zijn uitgevoerd

De teamcoördinator controleert of de follow-up acties zijn uitgevoerd, die binnen de kwaliteitsmethode zijn opgesteld voor een product.

3.	Follow up akkoord?

Als Quality Assurance akkoord gaat met de follow-up acties, registreren zij dat in de product checklist

4.	Bevriezen product

De teamcoördinator biedt het product ter bevriezing aan de beheerder van de producten (Project Support)

Kwaliteitsbeoordeling

Het beoordelen van de kwaliteit vindt plaats aan de hand van de vooraf vastgestelde criteria. De activiteiten die bij de kwaliteitsbeoordeling plaats vinden zijn:

Identificeren van producten voor Quality Review

Als onderdeel van het Planning (PL) proces worden door de teamcoördinatoren producten geïdentificeerd die op kwaliteit beoordeeld zullen worden. De producten en kwaliteitscriteria zijn beschreven in het Quality plan en in de product descriptions.

Plannen van tijd voor elke Quality Review

Als onderdeel van het Planning (PL) proces, worden door de Project

Managers Quality Review meetings gepland. In Stage Plans en gedurende stages wordt dit meer in detail bijgesteld naar omstandigheden.

Plannen van resources voor Quality Review

Als onderdeel van het Planning (PL) proces, worden door de project manager resources voor Quality reviews gepland. In stage plans en gedurende stages wordt dit meer in detail bijgesteld naar omstandigheden.

Voorbereiden kwaliteit beoordeling

De teamcoördinator die ontwikkelaar meldt vroegtijdig aan de voor het product aangewezen kwaliteitscontroleur(s) wanneer controle kan plaatsvinden en distribueert een kopie van het product (of maakt het product toegankelijk) en de product beschrijving aan kwaliteitscontroleurs;

de genomineerde controleurs bevestigen de beschikbaarheid en stemmen data af voor het opleveren van commentaar en de review resultaten;

beoordeling van het product ten opzichte van de product beschrijving door de controleurs de kwaliteitscontroleur meldt aan de Project Manager wanneer een kwaliteitscontrole gaat plaatsvinden, dat een controle heeft plaatsgevonden en wat daarvan het resultaat was (wel / niet OK, eventueel actielijst). Op basis hiervan wordt de status van een product, de Quality Log en de Product Checklist bijgewerkt;

de belangrijkste errors worden ingevuld in de error lijst;

aangeven van de kleinere errors op het product zelf, indien van toepassing;

retourneren van het product met aanpassingen naar de persoon die het product heeft opgeleverd;

plannen van de review meeting en afstemmen van de agenda.

Houden Quality Review meeting

bediscussieren en verduidelijken van de belangrijke errors die door de controleurs zijn opgeleverd;

overeenkomen van de benodigde vervolgacties op elke error;

documenteren van de vervolgacties en verantwoordelijkheden daaromtrent;

opsommen van de acties aan het einde van de bijeenkomst;

overeenkomen van de Quality Review resultaten en aftekenen van het product, als van toepassing.

registreren van gegevens in de product checklist.

Follow-up

Quality Assurance stelt de teamcoördinatoren op de hoogte van de van de Quality review resultaten

de teamcoördinatoren zorgen voor plannen en afstemmen van kleine aanpassingen, indien van toepassing;

de teamcoördinatoren zorgen voor aftekenen van het product na eventuele kleine aanpassingen;

Wijzigings - en Configuration management

Configuration management is noodzakelijk om een goed overzicht te hebben over de status van de op te leveren (deel)producten. Activiteiten binnen Configuration management zijn:

bepalen welke producten vastgelegd worden (in principe alle producten waarvoor een product description bestaat);

status bijhouden van producten en administreren waar zich een product bevindt en welke versie het betreft;

regelmatig controleren van administratieve gegevens met de werkelijkheid;

overdracht eindproducten naar operationele Configuration management database.

Geaccordeerde (deel)producten zijn onderworpen aan formeel wijzigingsbeheer. Dat wil zeggen dat er geen wijzigingen meer aan deze producten mogen plaatsvinden zonder expliciete besluitvorming. Activiteiten binnen wijzigingsbeheer zijn:

beoordelen van projectkwesties (Project Issues) die de status van wijzigingsverzoek (Request for Change) of afwijking van de specificaties (Off-Specification) hebben gekregen;

bepalen van de impact van projectkwesties op tijd, geld, kwaliteit, scope, Business Case en risico’s;

zo nodig initiëren van vervolgacties waarin aanpassingen gecontroleerd worden doorgevoerd.

De procedures voor configuratie- en wijzigingsbeheer zijn opgenomen in de hoofdstukken 5 en 6.

Verantwoordelijkheden

Uitgangspunt

Kwaliteitbeoordeling vindt plaats door onafhankelijke derden (functiescheiding). Verantwoordelijkheid voor kwaliteit is op diverse niveaus belegd.

Verantwoordelijkheden m.b.t. kwaliteit op projectniveau
Rol	Belangrijkste Verantwoordelijkheden
Project Assurance	Controleren of aan afspraken is voldaan en conform de standaarden wordt gewerkt (zowel t.a.v. de kwaliteit van het project management als de in het project opgeleverde/nog op te leveren producten).
Project Manager	Bewaken dat kwaliteitscontroles plaatsvinden conform de afspraken en indien nodig escaleren van gemelde omissies in kwaliteit
Toekomstige gebruikers	Vroegtijdig aangeven aan welke kwaliteitscriteria de (deel)producten dienen te voldoen

Goedkeuren van product descriptions, inclusief kwaliteitscriteria

Tussentijds uitvoeren van acceptatietests op (deel)producten
Projectmedewerkers	beschrijven van kwaliteitscriteria per (deel)product

bij ontwikkeling producten houden aan die criteria
Kwaliteitscontroleurs	meten/verifiëren of (deel)producten voldoen aan de beschreven kwaliteitscriteria (objectief)

melden van niet beschreven, maar wellicht wel relevante criteria aan Project Manager

Procedure wijzigingsbeheer

Doelstelling

Het doel van de procedure is wijzigingen die zich voordoen tijdens het project nauwkeurig te controleren.

Met ‘controleren’ wordt bedoeld:

beoordeling van de impact van potentiële wijzigingen,

beslissing ten aanzien van het doorvoeren van wijzigingen;

het gecontroleerd doorvoeren van wijzigingen.

Toepassingsgebied

De procedure is van toepassing op alle potentiële wijzigingen, hierna projectissues genoemd, die betrekking hebben op specialistische producten van het project.

De procedure is niet van toepassing op wijzigingen die betrekking hebben op management producten.

Definities

Wijziging	Er worden twee soorten wijzigingen

onderscheiden:

wijziging van een product dat nog niet is goedgekeurd door de Project Board; bij dergelijke wijzigingen behoort de product description te worden geraadpleegd voor de voorwaarden;

wijziging van een product dat al is goedgekeurd door de project Board; dergelijke wijzigingen kunnen niet worden doorgevoerd zonder goedkeuring van de project board.

Projectissues	aandachtsgebieden die zich tijdens het project voordoen en die in 4 categorieën worden ingedeeld. Hieronder worden de 4 categorieën gedefinieerd.
Request for change	een wijzigingsvoorstel ten aanzien van de specificatie van een product met gevolgen voor de projectscope, tijd, budget en kwaliteit.
Off-specification	de melding dat een product niet voldoet aan de specificaties of een product in het geheel niet wordt opgeleverd.
Statement of concern:	uitgesproken bezorgdheid.
Question:	een vraag.

Inhoud van de procedure

Deze procedure beschrijft:

het registreren van projectissues;

het evalueren van de projectissue;

het direct afhandelen van vragen en misverstanden;

het analyseren van de impact;

het afhandelen van off-specifications/requests for changes indien deze binnen de tolerantie van project/stage zich bevinden;

het beoordelen van off-specifications en requests for change indien de project-stage-tolerantie wordt overschreden of niet aan de product description wordt voldaan;

het afhandelen van geaccordeerde projectissues;

het afhandelen van niet-geaccordeerde projectissues.

Flow diagram

Toelichting

Stap	Omschrijving	Verwijzing
000	Identificeren, melden en loggen van een projectissue

Elke projectmedewerker kan een projectissue melden, bepalen tot welke categorie de projectissue behoort en deze loggen middels de template issuelog. Als de issue is gelogd wordt de projectmanager ingelicht dat er een nieuw issue is aangemeld.

Issuelog
001	Evalueren en bevestigen ontvangst projectissue

De projectmanager evalueert de projectissue, eventueel in overleg met de melder. De projectmanager bevestigt ontvangst en geeft, indien mogelijk, een indicatie van vervolg acties.

002	Afhandelen vragen en misverstanden

De projectmanager handelt vragen en misverstanden af en werkt de issuelog bij.

003	Analyse van impact

De projectmanager voert, eventueel in overleg met team manager(s), een impactanalyse uit op de overgebleven issues.

Hierbij wordt bepaald:

wat de wijziging inhoudt,

wat de invloed van de wijziging is op andere producten,

welke inspanningen nodig zijn om de verandering te realiseren (tijd, budget),

wat de impact is op de planning (tijd, geld, personele inzet),

wat de impact is op de kwaliteit, de scope, de businesscase en de risico’s.

Een overzicht van deze analyse registreert de projectmanager in de issuelog. Na deze analyse herziet de project manager in overleg met de senior user de prioriteit van de bijbehorende issue in de issue-log.

004	Afhandelen van wijzigingen binnen toleranties en product description

Wijzigingen of off specifications op (versies van) tussenproducten die nog niet door de projectboard zijn geaccepteerd en die binnen de product description vallen, worden door de projectmanager en de team managers gepland en uitgevoerd, zolang de planning qua tijd, inzet van mensen en geld binnen de project en stage-toleranties blijft.

005	Afhandelen van lage impact wijzigingen buiten product description

Eventueel in overleg met individuele projectboard leden en in overleg met de team managers, plant de projectmanager de afhandeling van wijzigingen die volgens zijn of haar inschatting een zodanig lage impact hebben op de planningen en een gunstige invloed hebben op de kwaliteit, zonder dat de project board hierover dient te beslissen.

De kwaliteitsmanager voegt, indien van toepassing, aanpassingen toe aan het produkt in het produktenhandboek

De project board wordt wel op de hoogte gebracht van de lage impact wijziging, in het volgende highlight report en in het end stage report.

006	Wijzigingen van reeds geaccepteerde producten, en afwijkingen van toleranties

De projectmanager legt de volgende projectissues ter beslissing voor aan de project board:

requests for change op producten die reeds door de project board zijn goedgekeurd;

requests for change waardoor de toleranties voor project of stage worden overschreden;

off-specifications die project-/stagetoleranties overschrijden en die onaanvaardbaar zijn voor de gebruikers;

requests for change die naar inschatting van de projectmanager met een relevante impact afwijken van de product description

De project board beoordeelt deze issues en neemt een beslissing over het vervolgtraject.

De projectmanager informeert de team managers en kwaliteitsmanager over de beslissing van de project board en plant activiteiten voor de wijziging.

De projectmanager voegt request for changes/off-specifications toe aan het PCD,

de kwaliteitsmanager voegt indien van toepassing aanpassingen toe aan het produkt in het produktenhandboek.

Middels de produktbeschrijving in het produktenhandboek onderzoekt de voor het produkt verantwoordelijke team manager in detail welke de relaties zijn met andere produkten en wordt bepaald welke de impact is op die andere produkten.

De team manager past het produkt en eventueel gerelateerde produkten aan en een nieuwe versie wordt opgeslagen in de specialistdirectory.

Produktenhandboek en specialistfile
007	Afsluiten issue en bijwerken configuratie

Beheer

Niet geaccordeerde en afgehandelde issues en wijzigingsverzoeken worden gecommuniceerd naar de initiator

Via de Configuration management procedure worden alle benodigde registraties en handelingen verricht om (de versie van) het (tussen)product te beheren;

Het issue en de issuelog worden bijgewerkt door de projectmanager.

Procedure Configuration management

Doelstelling

Het doel van deze procedure is om alle producten (resultaten)die binnen het project worden opgeleverd te beheren.

Met ‘beheren’ wordt hier bedoeld:

identificeren van producten;

gecontroleerd opslaan van versies van producten;

bijhouden van gegevens over producten;

bevriezen en bewaken van geakkordeerde producten.

Toepassingsgebied

Deze procedure is van toepassing op:

alle projectmanagement documenten;

alle business producten die in de product descriptions zijn/worden opgenomen.

Definities

Configuratie	Een verzameling van (tussen) producten die samen één geheel vormen. De totale configuratie van het project is het totaal van alle producten.

Configuratie-item (CI)	Een component van een configuratie. Een (tussen)product is een CI.

Project Support	<optionele rol> Project Support verleent informatie en advies over projectmanagement tools. Voorts verzorgt de Project Support administratieve ondersteuning zoals het opslaan van vastgestelde producten en een file-structuur voor alle project documenten.

De rol van Project Support wordt uitgevoerd door ......

Inhoud van de procedure

Deze procedure beschrijft:

het toekennen van een identificatie-codes aan management en business producten;

identificeren van alle documenten en (deel)producten van het project;

gestructureerd bewaren en controleren van alle (versies van) documenten en producten;

bevriezen van geakkordeerde (tussen)producten door overdracht aan <optioneel:> Project Support, waarna wijzigingen op de (tussen)producten alleen kunnen plaatsvinden via de wijzigingsprocedure;

status accounting van alle (versies van) documenten en producten, waarbij alle relevante gegevens over configuratie items worden bijgehouden;

verificatie of de geregistreerde gegevens over documenten en (tussen)producten overeenkomen met de werkelijke staat.

De configuratie log

In de configuratie log worden diverse gegevens bijgehouden over elk product. De log wordt gebruikt om snel op de hoogte te zijn van alle relevante gegevens van alle versies van alle producten binnen het project. De volgende opsomming geeft aan welke attributen worden bijgehouden per versie van elk product:

Code	De code van het product

Product	De naam van het product

Versie	De versie van het product

Locatie	De locatie van het product

Ontwikkelaar(s)	De ontwikkelaar(s) van het product

Verspreiding	De personen die een copie van de versie van het product hebben ontvangen

relatie	De codes van gerelateerde producten en het soort relaties

PC:	Parent Child

BE:	betrekking op

..

Status	De status van het product

PL:	gepland

IO:	in ontwikkeling

QA:	na akkoord Quality Assurance

DE:	definitief

Stroomschema

Toelichting

Stap	Omschrijving	Verwijzing
000	Identificeren (deel)producten

Deelproducten die tijdens het project worden ontwikkeld conform de vastgestelde PID, worden door de projectmanager geïdentificeerd.

001	Coderen en registreren productgegevens
De projectmanager verleent ieder (tussen)product een code en registreert de gegevens en de status van het product in de configuratie log.

002	Opslaan en versiebeheer van nog niet geaccepteerde (tussen)producten

Projectmedewerkers kunnen versies van hun documenten in de daarvoor bestemde directory opslaan. Elke keer nadat een document formeel is besproken, bijvoorbeeld in een checkpoint meeting, zal een aanpassing van het document resulteren in een nieuwe versie van het document;

De filenaam van het document bestaat uit 8 posities:

positie1,2: eerste letter voornaam en eerste letter achternaam

positie 3,4,5: volgnummer

positie 6,7,8: vxx (versienummer te beginnen met v01, v02...)

Vastgestelde versies krijgen steeds een opgehoogd eerste cijfer vergeleken met de vorige versie en een nul als tweede cijfer (bv: V01 t/m V09 zijn ontwikkel- en QA versies, V10 is de vastgestelde versie van een product)

003	Bijhouden& monitoren van de status van alle (tussen)producten

Elke keer nadat een versie van een tussenproduct formeel is besproken, zorgt de projectmanager dat de configuratie log is bijgewerkt ten aanzien van dat product;

De Project Manager controleert regelmatig wat de status is van alle (tussen)producten en of de geregistreerde gegevens in de configuratie log overeenkomen met de werkelijkheid;

004	Acceptatie product?

Als een (tussen)product gereed wordt bevonden door de Project Manager, biedt deze het product ter acceptatie aan aan Quality Assurance en de Project Board.

Zolang een product niet wordt geaccepteerd, blijft de projectmanager de ontwikkeling van het product monitoren en worden nieuwe versies van het product opgeslagen in de projectdirectory.

005	Bevriezen, opslaan, registreren en distribueren van (tussen)product

Producten die geaccepteerd zijn door de project board, krijgen de status definitief en worden ter bevriezing aangeboden aan project support.

Project Support slaat Read-Only originelen van de producten op. De Project Manager werkt de configuratie log bij

006	Geaccepteerd RFC?
Als er gedurende het product geen geaccepteerd Request For Change wordt ingediend, blijft de bevroren versie intact.

007	Vrijgeven (tussen) product en bijwerken registratie

Als een RFC werd geaccepteerd op een reeds vastgesteld product, wordt het product door de project support teruggegeven aan de projectmanager. Deze bewaart wel een kopie van die versie in de projectdirectory. Er wordt verder aan het product ontwikkeld conform deze procedure, vanaf stap 3.

Formulieren & Hulpmiddelen (verwijzing)

De volgende formulieren & hulpmiddelen kunnen gebruikt worden ter ondersteuning van het projectmanagement proces. Deze formulieren & hulpmiddelen zijn onderdeel van de Prince 2 templates.

Formulieren & Hulpmiddelen (verwijzingen)
Prod nr	Product naam (tevens bestandsnaam)
M01	Project Mandate
M02	Project Brief
M03	PID
M04	Product Description
M05n	Stage Plan
M06n	End Stage Report
M07	End Project Report
M08n	Checkpoint Report
M09n	Highlight Report
M10n	Exception Report
M11	Lessons Learned Report
M12	Communication Plan
Q01	Issue Log
Q01n	Project Issue
Q02	Risk Log
Q02n	Risk
Q03	Quality Log
Q03n	Quality Review Form
Q04	Product Checklist
Q05n	Work Package
Q06mn	Timesheet
Q07	Post Project Review
Q09n	Off-Specification
Q10n	Request for Change
Q11	Follow-on Action Recommendations

Projectarchief

Het projectarchief is opgedeeld in 3 niveau’s. In het electronische archief geeft dit tevens de indeling van de directory structuur weer:

Mgntprod
Algemeen
Corresp
Eval	(M07, M11, Q11)
Faseplan	(M05n, M06n)
Initiatie	(M01, M02, M03)
Proddesc	(M04n)
Proj_upd	(M03-updates, vb M031n (BC) of M032n (planning))
Meetings	(Verslagen)
Voortgang
Checkpnt	(M08n)
Highlght	(M09n)
Excep	(M10n)
Kwalprod
Issue	(Q01n)
Risico	(Q02n)
Quality	(Q03, Q03n)
Prodchk	(Q04)
Wrkpack	(Q05n)
Timesht	(Q06mn)
PPR	(Q07)
Jobdescr	(Q08n)
Off_spec	(Q09n)
RFC	(Q10n)
Busprod
B001
Bn
Tools
Template
Overig

Het projectarchief wordt beheerd door de Project Manager, eventueel gedelegeerd aan Project Support. In een inhoudsopgave worden alle stukken in het archief vermeld met een korte beschrijving. Dit wordt bijgehouden door een ieder die stukken toevoegt. Er wordt regelmatig een backup van het archief gemaakt. De toegang tot het projectarchief wordt geregeld via een autorisatie structuur

Autorisatiestructuur

Autorisatiestructuur
Bestanden:	PB	PA	PM	PS	TL1	M1	TL2	M2	TL3	M3
r	r	r/c/u
r/u
r/c/u

PB	=	Project Board	TL1	=	Teamleader team 1	TL3	=	Teamleader Team 3

PA	=	Project Assurance	M1	=	Medewerker team 1	M3	=	Medewerker Team 3

PM	=	Project Manager	TL2	=	Teamleader team 2

PS	=	Project Support	M2	=	Medewerker team 2	c = create, u = update, r = read

Prince 2 Management Product

Project Quality Plan

Bestandsnaam:	Document63	Auteur:	Vul hier je naam in:	20/22

Versie:	2.0	Config.ID:

Datum opgeslagen:	0-0-00	Project:	X (9999.99)

©:	Pink Elephant 2000

Project Quality Plan

Vul hier je naam in:

2000-02-08

PINK ELEPHANT